Dijitalleştirme, analog ortamdaki bilgi ve kayıtların sayısal kopyalarının oluşturulmasıdır. Arşivlerde belgeler, haritalar, fotoğraflar ve görsel işitsel kayıtlar bu sürecin konusu olabilir. Sayısallaştırma olarak da adlandırılan işlem, özgün malzemeye uzaktan erişimi kolaylaştırır; doğrudan elektronik ortamda üretilmiş kayıtların yönetimiyle aynı başlangıç noktasına sahip değildir.[1]
GÖRÜNTÜNÜN YAKALANMASI
Kâğıt belgeler ve fotoğraflar tarayıcılarla veya uygun düzeneklere yerleştirilmiş dijital kameralarla görüntülenebilir. Cihaz seçimi, malzemenin boyutuna, fiziksel durumuna ve hedeflenen kullanıma bağlıdır. Görüntü kalitesinin değerlendirilmesinde ayrıntıların aktarımı, renk, tonlar ve geometrik doğruluk dikkate alınır; yalnız cihazın duyurulan çözünürlüğü yeterli bir ölçüt sayılmaz.[2]
KAYIT VE ÜSTVERİ
Arşivsel dijitalleştirme, görüntü alma aşamasının öncesinde malzemenin seçilmesini ve hazırlanmasını da içerir. Tanımlayıcı üstveri kaydın bulunmasını ve bağlamının anlaşılmasını, teknik üstveri ise dijital kopyanın yönetilmesini destekler. Dosyaların ve üstverinin kalite kontrolünden geçirilmesi, güvenilir ve kullanılabilir bir koleksiyon oluşturmanın temel parçaları arasında yer alır.[1]
ANA KOPYA VE ERİŞİM
Arşiv ana kopyası, uzun süre korunması amaçlanan ve başka kopyaların üretiminde kullanılabilen dosyadır. Kullanıcıya sunulan erişim kopyaları farklı biçimlerde hazırlanabilir. Her uygulama için tek bir doğru dosya biçimi bulunmaz; seçim görüntü niteliği, erişim ve uzun dönemli yönetim gereksinimleri birlikte değerlendirilerek yapılır.[2]