Kopya, genel anlamda bir şeyin çoğaltılmış örneği veya yeniden üretimidir. Bir belge, sanat eseri ya da dijital içerik için kullanılabilir; fakat terimin kesin anlamı kullanım bağlamına göre değişir. Amerikan Arşivciler Derneğinin sözlüğü, sözcüğü özellikle basılmak ya da haber metninde kullanılmak üzere hazırlanan metinle ilişkilendirir; fiil olarak ise yeniden üretme veya çoğaltma anlamını verir. [1] Dolayısıyla her kopyanın aslıyla aynı malzemeden üretilmesi ya da her yönden özdeş olması gerekmez.
Fiziksel ve sayısal örnekler
Bir metin elle yazılarak, basılarak veya fotokopiyle çoğaltılabilir; fotoğraf ve dijital dosya da farklı çoğaltma biçimleridir. Bu örnekler kaynak nesnenin kendisi değil, ondan üretilmiş örneklerdir. Arşivcilikte bir belgenin asıl ya da kopya olması, tek başına onun kayıt niteliğini belirlemez: ABD Ulusal Arşivleri, bir kopyanın işlevine ve iş süreçlerinde nasıl kullanıldığına göre kayıt sayılabileceğini açıklar. [2]
Dijital korumada “kopya” daha dar, teknik anlamda kullanılabilir. Kongre Kütüphanesi, dijital içerik kopyalarını bit düzeyinde doğrulanabilir biçimde özdeş örnekler olarak tanımlar; dönüştürülmüş veya işlenmiş dosyalar bu tanıma girmez. [3] Bu ölçüt, gündelik dildeki “aynı içeriğin başka bir örneği” kullanımından daha sınırlıdır.
Kullanım ve anlam farklılıkları
Bir kopyanın amacı saklama, erişim, dağıtım, referans veya kullanım olabilir. Arşivlerde saklama kopyası ile başvuru ya da çoğaltma kopyası farklı işlevler üstlenebilir. [4] Kopyaların birden fazla olması da her birinin aynı işlevi gördüğü anlamına gelmez; kamuya sunulan bir kopya, yalnızca kişisel başvuru için tutulan bir örnekten farklı bir amaca hizmet edebilir. [2]
Bu nedenle “kopya” terimini değerlendirirken neyin çoğaltıldığını, üretim yöntemini ve amaçlanan işlevi belirtmek yararlıdır. Gündelik, arşivsel ve dijital koruma bağlamları birbirine bağlı olsa da özdeşlik için aynı ölçütleri kullanmaz. [1], [2], [3], [4]